Privacyverklaring EpexMind

Bij EpexMind hechten wij groot belang aan de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, voor welke doeleinden dit gebeurt en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

  • trainingen en diensten van EpexMind;

  • bestellingen via de EpexMind-webshop;

  • het gebruik van het EpexMind meetinstrument;

  • contactaanvragen, offertes en nieuwsbrieven.

1. Verzamelen van persoonsgegevens

Wij verzamelen persoonsgegevens wanneer u:

  • zich inschrijft voor een training of dienst;

  • een bestelling plaatst via onze webshop;

  • contact met ons opneemt;

  • zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief;

  • als school gebruikmaakt van het EpexMind meetinstrument.

Afhankelijk van het doel kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Voor- en achternaam

  • Geslacht

  • Leeftijd of leeftijdscategorie

  • Adresgegevens

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

  • School- of organisatienaam en functie

  • Bestel- en betaalgegevens (webshop)

  • Eventuele opmerkingen of vragen

2. Meetinstrument – anonimiteit en leerlingen

Het EpexMind meetinstrument is in de meeste gevallen anoniem ingericht.

Bij het invullen van het meetinstrument worden geen direct herleidbare persoonsgegevens van leerlingen verzameld, zoals naam, adres of contactgegevens.

De gegevens die binnen het meetinstrument worden verwerkt zijn beperkt tot:

  • klas- en schoolkoppeling;

  • leeftijdscategorie (bijvoorbeeld 9–10 jaar, 11–12 jaar);

  • geslacht;

  • antwoorden op vragen uit het meetinstrument.

De resultaten worden uitsluitend:

  • geanalyseerd en gerapporteerd op klas- en/of schoolniveau;

  • gebruikt voor inzicht in mentale gezondheid, welzijn en sociale veiligheid;

  • ingezet voor verbetering van begeleiding, beleid en interventies.

Individuele leerlingen zijn niet identificeerbaar in rapportages, dashboards of analyses.

3. Rol van EpexMind en scholen

Bij het gebruik van het meetinstrument:

  • treedt EpexMind op als verwerker van de gegevens;

  • is de school of onderwijsinstelling verwerkingsverantwoordelijke;

  • is de school verantwoordelijk voor communicatie richting ouders/verzorgers en het verkrijgen van toestemming indien wettelijk vereist.

Indien in uitzonderlijke gevallen aanvullende gegevens worden verwerkt die indirect herleidbaar kunnen zijn, gebeurt dit uitsluitend:

  • in overleg met de school;

  • met passende beveiligingsmaatregelen;

  • conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

4. Doeleinden van gegevensverwerking

EpexMind verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

  • het organiseren en uitvoeren van trainingen en diensten;

  • het verwerken en leveren van webshopbestellingen;

  • het uitvoeren, analyseren en rapporteren van het meetinstrument;

  • het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;

  • het informeren over wijzigingen, planning of annuleringen;

  • het versturen van nieuwsbrieven en informatie (alleen met toestemming);

  • het verbeteren van kwaliteit en effectiviteit van trainingen, producten en meetinstrumenten.

5. Rechtsgrond voor verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van:

  • uitvoering van een overeenkomst;

  • wettelijke verplichtingen;

  • expliciete toestemming (bijvoorbeeld nieuwsbrief);

  • gerechtvaardigd belang, zoals kwaliteitsverbetering en communicatie.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

EpexMind neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

Persoonsgegevens worden opgeslagen op beveiligde servers en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde personen.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor:

  • uitvoering van onze diensten (bijvoorbeeld hosting, betalingsproviders, verzending);

  • technische ondersteuning van het meetinstrument;

  • naleving van wettelijke verplichtingen.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

  • Trainings- en klantgegevens: zolang nodig voor uitvoering en administratie

  • Webshopgegevens: conform fiscale bewaarplicht

  • Meetinstrumentdata: zo kort mogelijk en waar mogelijk geanonimiseerd of geaggregeerd

  • Nieuwsbriefgegevens: totdat u zich afmeldt

9. Uw rechten

U heeft het recht om:

  • uw persoonsgegevens in te zien;

  • uw gegevens te laten corrigeren;

  • uw gegevens te laten verwijderen;

  • bezwaar te maken tegen verwerking;

  • uw gegevens over te dragen aan een andere partij (dataportabiliteit);

  • uw toestemming op ieder moment in te trekken.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens op onze website.

10. Cookies en websitegebruik

Onze website en webshop maken gebruik van functionele en analytische cookies om de werking en gebruikerservaring te verbeteren.
Indien marketingcookies worden gebruikt, vragen wij hiervoor expliciet toestemming.

11. Wijzigingen

EpexMind behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen.
De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Wij adviseren deze verklaring regelmatig te raadplegen.

12. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens?
Neem dan contact met ons op via de contactgegevens vermeld op onze website.